ISTILAH PERKANTORAN

ISTILAH PERKANTORAN

ISTILAH PERKANTORAN
ISTILAH PERKANTORAN
  1. Purchase order

Purchase Order atau yang lebih dikenal dengank PO merupakan salah satu jenis surat binis. Saat melakukan order atau pemesanan kepada perusahaan rekanan atau supplier, pasti diminta untuk mengirimkan baik via fax, email, maupun pos Surat Purchase Order. Surat ini akan digunakan para supplier untuk mengetahui secara detail barang-barang apa saja yang dipesan. Ini berguna untuk mengatasi kesalahan dalam memproduksi pesanan. Selain itu, Surat Purchase Order juga akan digunakan mereka (dan juga kita) sebagai file dan bagi bagian accounting/keuangan/pembukuan, Surat Purchase Order ini akan dijadikan bukti transaksi laporan keuangan.

Di dalam Purchase Order harus memuat dengan jelas jenis barang yang kita pesan, jumlah yang dipesan, spesifikasi/permintaan khusus bila ada, tanggal pengiriman, serta yang tidak kalah pentingnya adalah harus mencantumkan nomer PO. Nomer PO ini merupakan hal yang sangat penting dalam Surat Purchase Order. Biasanya kita maupun perusahaan rekanan akan melakukan track (penelusuran) order melalui nomer Surat Purchase Order ini bila dikemudian hari terjadi kekeliruan ataupun masalah.

Atau singkatnya Purchase Order/ PO adalah merupakan surat yang diterbitkan oleh pihak pembeli sebagai konfirmasi kepada penjual/supplier atas pembelian suatu jenis barang, jumlah barang yang dipesan, harga yang telah disepakati dan syarat pembayaran atas pembelian brg tsb (cash / kredit). Contoh kasus:

Perusahaan A ingin membeli barang kepada Supplier B, kemudian perusahaan A membuat Purchase Order (PO) untuk Supplier B.

  1. Purchase Return

Setelah perusahaan menerima barang yang dipesan beserta tanda terima dari supplier, perusahaan biasanya akan mencocokkan dengan tanda terima barang dengan Purchase Order (PO)yang telah dibuat sebelumnya, setelah itu perusahaan akan memeriksa kondisi barang yang diterima. Jika ternyata barang yang dierima ada yang rusak atau kualitasnya kurang baik, maka perusahaan dapat mengajukan Purchase Return tentunya setelah ada kesepakatan dengan supplier. Contoh Kasus:

Setelah perusahaan A mendapat barang yang dimintanya dari Supplier B, kemudian setelah di cek ada beberapa barang yang rusak dan hendak dikembalikan maka perusahaan A membuat Purchase Return untuk Supplier B.

  1. Invoice

Invoice/Faktur penjualan yang selanjutnya kita sebut invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer. Dalam bentuk sederhana dikenal dengan nama BON. Pada transaksi yang nominalnya relatif kecil, invoice digunakan langsung sebagai dokumen tagihan sedangkan pada perusahaan yang nominal transaksinya besar, biasanya dilengkapi dengan surat tagihan atau kwitansi.

  1. Invoice AP

Invoice AP adalah Invoice sebagaimana yang kita ketahui adalah sebuah tagihan yang harus dibayar oleh customer, sedangkan AP adalah singkatan dari Account Payable yang artinya akun hutang.

  1. Order Payment

Instrumen pasca-kontrak sering digunakan untuk membayar kesepakatan biaya untuk agen dan biasanya mengandung kondisi untuk pembayaran yang harus dipenuhi seperti berhasil menyelesaikan persyaratan kontrak. Perintah pembayaran  dengan “kondisi” tidak harus bingung dengan “perintah pembayaran bersyarat.

  1. Sales Payment

Sales adalah hasil penjualan, sedangkan payment adalah pembayaran. Maka sales payment adalah data pembayaran dari sebuah hasil penjualan.

Baca Artikel Lainnya: